1. Décrire une tâche, pas tout un service
Notez le déclencheur, les informations reçues et le résultat attendu. « Améliorer les ventes » est trop large. « Préparer une mise à jour du CRM à partir d’un formulaire pour validation » définit un processus que vous pouvez tester.
2. Mesurer le fonctionnement manuel
Observez un échantillon représentatif. Relevez la fréquence, le temps par tâche, les exceptions et les corrections. Distinguez le travail effectif du temps d’attente. Un brouillon produit plus vite ne fait pas gagner de temps si sa vérification devient plus longue.
3. Vérifier les accès et les risques
Les données nécessaires sont-elles disponibles ? Les outils peuvent-ils communiquer ? Qui autorise les accès ? Demandez-vous ce qui se passe en cas d’erreur. Un brouillon réversible est généralement un meilleur point de départ qu’un paiement ou une décision concernant une personne.
4. Définir la réussite avant de construire
Précisez le contenu d’un résultat acceptable et les erreurs qui empêchent sa mise en service. Testez les doublons, les champs vides et les services indisponibles. Conservez une solution manuelle et désignez la personne qui peut suspendre le processus.
5. Comparer, puis décider
Faites passer des tâches comparables par le pilote et par le processus manuel. Comptez la vérification, les échecs et la maintenance. Poursuivez, ajustez le périmètre ou arrêtez selon les résultats. Un pilote qui évite un mauvais investissement reste utile.
Questions fréquentes
Faut-il commencer par un agent IA ?
Seulement si le choix entre plusieurs actions apporte de la valeur. Un processus fondé sur des règles peut être plus simple à vérifier et à maintenir.
Que préparer pour échanger avec une agence ?
Une description de tâche, des exemples d’entrée et de sortie, les outils, la fréquence, le temps passé et les contraintes d’accès ou de confidentialité.